1. 프로젝트 개요

2. 주요 이전과제 및 해결방안

과제 1) 공공기관 보안 이전 — 기밀 문서·자산의 안전한 이관

공공기관 이전에서 가장 중요하게 다루어지는 과제는, 문서보안입니다. ○○시 청사 이전시에도 ○○시가 보유하고 있는 공공문서에 대한 보안이 요구되었고, 이전 과정 중 문서 열람·유출 가능성을 배제하기 위한 보안 이전 절차가 필요하였습니다.

에이원 해결

기밀 문서 및 보안 자산은 전용 봉인 박스에 보안테이프로 밀봉·넘버링 후 담당 공무원 입회하에 반출·반입 전 과정을 진행했습니다. 이전 작업 인력에 대한 사전 신원 확인 절차를 시행하고, 보안각서를 모두 작성하도록 하여 보안의식을 고취시켰습니다.

과제 2) RFID 기반 물품 망실 방지 — 수천 점 자산의 추적 관리.

공공기관 특성상 이전 대상 물품은 행정 자산으로 등록·관리되며, 단 한 점의 망실도 감사 지적 사항이 될 수 있습니다. 공공기관은 모빌랙내 서가 내 문서뿐만 아니라, 수백 점의 사무 집기, IT 장비 등 이전 물량이 방대하므로 수기 목록 대조만으로는 실시간 위치 파악과 누락 검수에 한계가 있습니다.

에이원 해결

이전 물품 전수에 대한 RFID 태깅을 통해 반출·운송·반입 각 단계에서 리더기로 스캔을 실시하여, 실시간 이동 이력을 기록했습니다. 반입 완료 후 RFID 스캔 데이터와 자산 목록을 자동 대조하여 미도착 물품을 즉시 알림으로 감지하고, 현장에서 바로 위치를 추적·회수하는 체계를 구축했습니다. 이전 전 과정에서 물품 망실 0건, 자산 등록 오류 0건을 기록했습니다.

과제 3. 대용량 모빌랙 문서고의 안전 이전

○○시 청사는 수십 연식에 걸친 행정 문서·자료가 대용량 모빌랙 서가에 빼곡히 보관되어 있었습니다. 서가 하나당 수백 킬로그램에 달하는 문서류가 보관된 모빌랙을 분해·이전·재조립하는 과정에서 문서 분실이나 배열 오류가 발생하면 공공기관 특성상 업무 차질발생이 불가피했습니다.

에이원 해결

모빌랙 문서고를 구역별로 사전 넘버링하고, 내부 자료는 전용 다단 바구니에 송표를 상세하게 기재하여 부착하여 이송하였습니다. 모빌랙은 분해 후 부품별 라벨링을 통해 신청사에서 동일한 배열로 복원했습니다.

3. 이전 수행 프로세스

[표준공정 1단계, 이전계획 수립 및 설계]

○○시 청사를 직접 방문하여 사무공간 배치 현황, 이동식 서가 규격·중량, 부서별 물품 목록, 엘리베이터 운용 환경 및 차량 진입 동선을 면밀히 사전실사하였습니다.

정밀 현장 실사를 토대로 이전 로드맵을 설계하고, 일자별·층별·부서별 작업 시나리오와 투입 인력 계획을 수립하였습니다. 이전설명회를 통해 고객사 담당자와 세부 일정 및 주의사항을 공유하여 협력 체계를 구축했습니다.

[표준공정 4단계, 정밀 포장 및 분해작업]

수만건의 문서를 보유하고 있는 모빌랙 문서고를 안전하게 분해, 이송후 신청사에 안착시키기 위하여 다음과 같은 순서로 작업공정을 진행하였습니다

1)    모빌랙 분해 및 부품 라벨링 ; 순차 분해, 유닛번호 라벨 부착후 후 지퍼백 보관

2)    문서류 순서 보존 이송 : 칸 단위 바구니 이송, 바구니별 물품 송표 부착

3)    모빌랙 재조립 및 수평 설치 : 역순 재조립, 수평설치를 위한 레벨링(Leveling), 구동테스트

또한 가구 분해 시 의자와 책상은 스트레치랩으로 포장후 먼저 반출한후 파티션을 규격별로 분리 해체하여 스트레치랩으로 개별 보호 포장하여 반출하였습니다

 [표준공정 6단계, 안전 상차]

일기 예보에 따르면, 이전 당일 우천이 예상되어 우의를 사전에 준비하고, 이전 당일 작업자에게 우의를 지급하였습니다. 그리고. 물품 특성에 맞게 리프트 또는 계단받이 장비를 활용하여 안전하게 상차하고, 차량 내 빈 공간을 차단 자재로 완전 고정하여 운송 중 흔들림과 파손 위험을 제거했습니다.

[표준공정 10단계, 정리정돈]

파티션·책상 등 기반 설비를 먼저 반입하고, 이후 개인·공용 수납장 등 부가 집기를 순차적으로 반입했습니다. 레이아웃 도면에 따라 배치 완료 후 개인 PC, 중요 서류, 공용 물품을 지정 위치에 정리했습니다. 의자류와 공용 회의실 집기를 지정 위치에 정돈하고, 보양 자재 및 포장 폐기물을 전량 회수하여 즉각적인 업무 재개 환경을 조성했습니다.

4. 프로젝트 성과 요약 

(주)에이원은 이번 ○○시 신청사 이전 프로젝트를 통해 공공기관 이전의 특수한 요구 사항인 보안이전, 이전물품 망실 방지, 대용량 모빌랙 문서고 이전 및 이전 문서자료의 보존, 행정 연속성 확보 작업을 체계적인 표준공정 12단계 프로세스로 완수했습니다.

30년 이상 누적된 기업이전 전문 노하우와 고객 맞춤 솔루션을 바탕으로, 이전 당일 즉각적인 업무 재개라는 성과를 달성했습니다.

 저희 기업이전 전문가그룹 에이원을 이용해주신 ○○시 관계자 여러분에게 감사드립니다. 

 고객의 만족으로 성장하는 기업이전 전문가그룹 에이원이 되겠습니다!